双芫乡党政机关档案管理制度

为加强乡政府及其办公室的档案管理工作，确保档案完整与安全，更好地为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)等有关法律、法规的规定，结合工作实际，制定本制度。

一、归档范围

（一）上级机关形成的需归档的公文、材料。具体包括：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料。

2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

3、上级机关领导视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。

（二）本级机关形成的需归档的公文、材料。具体包括：

1、会议材料以及其他重要材料，包括会议通知、工作报告和领导讲话、会议决议和纪要等文书材料。

2、乡人民政府印发的各种正式文件的签发稿及正式文件、盖有政府及办公室印章的各种文件材料。

3、本机关的请示与上级机关的批复文件；下级机关的请示与本机关的批复文件（收集时注意将请示和批复作为一件保存）。

4、本机关及其内部职能机构活动形成的工作计划、总结、报告，各科室工作中形成的各种公文。

5、本机关的各种财务报表、凭证、账簿等会计资料（由财政所按《会计档案管理办法》进行整理、归档，移交乡党政办统一保管）。

6、本机关党支部、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

7、本机关领导公务活动形成的重要文件材料，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。

8、本机关签订的各种合同、协议书、条约、议定书、协定等有关文件材料。

9、本机关的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片。

10、本机关各种印章，本单位法人的印章；单位成立文书、印章启用批准文书、印章防伪标志及说明等。

11、本机关财产、物资、档案等的交接凭证。

12、本机关干部组织人事档案（按《干部档案工作条例》的归档要求进行整理后立卷归档）。

二、档案归集

（一）乡政府办公室党政办负责机要文件和乡政府及其办公室各种文件、声像材料的收集、整理、归档、立卷、保管、销毁、移交等工作。

（二）乡政府办公室各办公室每年1月底前将上年度应归档的档案资料移交党政办,不得积存零散档案。

（三）档案立卷应严格把关，认真审核正文、底稿、字迹、附件、图表是否清晰、完整。严禁用铅笔、彩色笔、纯蓝墨水书写、审批文件。对不符合归档要求的档案资料，一律退回重办或补办。

（四）乡政府及其办公室领导外出开会带回的文件、资料,应按规定交党政办统一处理后进行整理、归档、立卷、保管。

三、档案查阅

（一）凡查阅档案资料者,需分管党政办领导同意后，方可到党政办办理档案查阅手续。

（二）来档案室查阅档案资料,应自觉爱护档案,做到轻拿轻翻,不得损坏。严禁在档案资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取及污损。

（三）档案案卷只供查阅使用,一般情况下不予外借,确需复印案卷有关内容的,应经分管党政办的领导同意后,方可复印。

四、档案保管

（一）归档范围内的所有文字、声像、照片、图表等资料一律交乡政府党政办档案室(以下简称档案室)统一保管。

（二）档案室应配备防火、防虫、防盗、防鼠、防尘、防潮等安全设施。

（三）档案室内禁止吸烟或存放易燃品和食品。

（四）档案室应保持清洁、卫生，坚持经常检查，发现不安全因素及时消除。

（五）存放档案室的档案资料，按照档案管理规定和保管期限，及时移交乡档案室。

五、档案管理

（一）档案管理工作应认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策，严格按照《档案法》等法律、法规进行管理。

（二）违反档案管理法律、法规及有关规定，使档案损坏、丢失，造成严重后果的，将依据《档案法》等法律、法规的有关规定对有关责任人进行处理。