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江西省统计违法案件档案管理办法

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    第一条为了加强统计违法案件档案(以下简称案件档案)的管理,根据《中华人民共和国档案法》《统计执法监督检查办法》《国家统计局统计执法检查规范(试行)》等法律、行政法规,制定本办法。

  第二条案件档案是指县级以上人民政府统计机构按法定职权和程序,在本行政区域内查处案件过程中,制作和收集与案件有关的一系列具有保存价值的文字、图表、声像等资料。

  第三条案件档案的收集、整理、立卷、归档、保管、使用,应当遵守本办法。

  第四条立卷归档一般按照“谁立案、谁立卷,协同执法、协作归档”的原则组织。组建了执法检查组的重大案件,组长是案件档案收集、整理、归档的第一责任人,成员根据分工协作进行案件档案的收集、整理、立卷、归档;未组建执法检查组的一般案件,由执法检查人员或领导指定责任人进行案件档案的收集、整理、立卷、归档;对发生行政复议的案件,复议期间有保存价值的资料应当立卷归档,由行政复议经办人或领导指定责任人进行资料的收集、整理、归档。统计执法监督部门统一负责案件档案的保管、借阅、销毁等工作。

  第五条案件档案应当集中存放,安全管理,严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》和统计系统有关档案管理的规定,严防损坏、遗失和泄密。

  第六条简易程序处罚的案件档案保管期限为5年,一般程序处罚的案件档案保管期限为10年,情节严重或影响恶劣的、发生行政诉讼及其他特殊情形的案件档案应当永久保存。案件档案保管期限自立卷之日起算。

  第七条案件档案应当符合下列要求:

  (一)材料真实、准确,反映行政处罚处理活动的客观情况和案件事实;

  (二)内容齐全、完整,记录行政处罚处理工作的全部过程;

  (三)格式正确,符合法定形式,纸质文件材料须采用A4纸制作,小于A4纸的应当黏贴在A4纸上,大于A4纸的需要折叠成A4纸大小;

  (四)文字材料字迹必须清楚、整洁,符号正确,签署盖章完备,载体应符合耐久性要求。

  (五)视听资料文档建立必须目录清楚、方便检索,制作成光盘并标记名称存放于对应的案件档案中,同时在案件档案专用电脑上存档备份。

  第八条行政处罚的企业案件档案一般包括:卷内目录、案件来源情况材料(包括案件移交单、案件移送函等材料)、立案审批表、接受统计执法检查告知书、检查对象有关情况表、统计执法检查现场检查笔录、统计执法检查证据登记表、企业基本情况(营业执照副本复印件、法人授权委托书、相关人员身份证复印件等)、统计执法检查询问笔录、相关佐证材料、责令改正通知书及送达回证、案件处理意见审批表、行政处罚告知书及送达回证、统计上严重失信企业公示告知书及送达回证、申辩及听证相关材料、行政处罚决定书及送达回证、统计上严重失信企业公示决定书及送达回证、企业缴纳罚款凭证及失信企业公示情况材料、结案审批表。

  第九条政务处理的市、县(区)案件档案一般包括:卷内目录、案件来源情况材料(包括案件移交单、案件移送函等材料)、案件检查方案、案件检查报告、案件有关责任人员处分处理意见函、纪委对有关责任人员处分处理文件、案件处理和整改情况报告、案件情况通报。

  第十条行政复议的案件档案一般包括:卷内目录、行政复议案件立案登记表、行政复议接待登记表、行政复议申请书及附件、行政复议案件受理通知书及答辩通知书、申请人及被申请人提交的证据材料(申请人提供的证据材料在前,被申请人提供的证据材料在后)、行政复议案件答辩书及附件、各类笔录(包括询问笔录、调查笔录、工作联系笔录、审理笔录和对原行政机关处罚处理决定案卷的阅卷笔录)、行政复议决定书或者行政复议裁决书、结案报告。

  第十一条简易程序行政处罚的案件档案一般包括:卷内目录、接受统计执法检查告知书、检查对象有关情况表、统计执法检查现场检查笔录、统计执法检查证据登记表、企业基本情况(营业执照副本复印件、相关人员身份证复印件等)、统计执法检查询问笔录、相关佐证材料、责令改正通知书及送达回证、罚没收据等材料。

  第十二条政务处理的市、县(区)和发生行政复议、特定核查的企业的案件档案,有关举报人的情况、内部讨论发言笔录、领导的批示、党组会决议、机密文件抄件等不宜对外公开的材料,必须制作成副卷进行归档。副卷另编案号,与原卷分开存放。

  第十三条案件档案按一案一卷的原则装入档案盒,简易程序处罚的案卷档案可以多卷装入一个档案盒。案件材料数量过多时可以适当分卷。

  第十四条案件档案材料按照如下顺序整理:

  (一)封面;

  (二)卷内目录;

  (三)案件核查处理过程中形成的材料,按时间先后顺序和文书关联性进行排列;

  (四)备考表。

  第十五条案件档案卷内文件均应当以阿拉伯数字三位数编写页号,空白页不编写页号。页号编写位置,单面书写文件在右上角;双面书写文件,正面在右上角,背面在左上角。各分卷独立编制页号。

  第十六条案件档案的封面内容填制要求如下:

  (一)案号:案件档案立卷机关标志为“赣统立字”,年份、立卷顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;立卷顺序号不加“第”字,编虚位(即1编为001),在阿拉伯数字后加“号”字。如“赣统立字〔2020001号”。

  (二)保管期限:根据本办法第六条确定。

  (三)案件概要:根据案件档案类型,分别概述违法企业案情结论、处罚结果等情况,案件来源、案情基本结论、处理总体结果等情况,行政复议案件受理原因、复议裁决结论等情况。

  (四)案件题名:简要写明违法主体和违法行为,后加“案”字。

  (五)承办人员:根据案件档案类型,分别填写执法检查人员、市、县(区)案件成立的执法检查组组长和副组长、行政复议经办人。

  (六)起止日期:卷内文件形成的起止日期。

  (七)立卷人:案件档案立卷归档的责任人。

  (八)归档日期:案件档案归档日期。

  第十七条案件档案的卷内目录内容填制要求如下:

  (一)序号:卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从1”起依次标注卷内文件的顺序,一类文件只标注一个顺序号。

  (二)文件名称:文件的标题。文件没有标题或者标题不规范的,可以依据其内容拟写标题。

  (三)页次:单页文件的页号,2页及以上的文件首页至尾页的页号,中间用“-”连接。如“3”“4-8”。

  (四)备注:注释文件需要说明的情况。

  (五)总页数:卷内文件最后一页页号。

  (六)总件数:卷内证物的总件数。

  案卷有副卷的,应在卷内目录的最后一个文件名称栏中标明。

  第十八条案件档案的备考表内容填制要求如下:

  (一)本卷情况说明:文件材料总件数为卷内目录最后一个序号数,总页数为卷内文件最后一页页号,证物总件数为卷内证物的总件数;发生缺损、修改、补充、移出、部分灭失等情况的案件档案,应填写相关情况说明。

  (二)检查人:检查验收案件档案的责任人。

  (三)日期:检查验收案件档案的日期。

  第十九条案卷装订前,要对入卷材料进行检查整理,破损的材料应当进行修补或者复制,字迹难以辨认的材料应当附有抄件,信封(展开放平,保留邮票、邮戳)、照片和纸张较小、较薄的文书、证物应当加贴衬纸、骑缝加盖统计执法监督部门印章,纸张的折叠、裁剪以A4纸为准,所有材料上的金属物件必须全部剔除。入卷的照片,应当在衬纸上注明拍摄时间、地点和拍摄人姓名,并对照片内容加以简要说明。

  第二十条案卷装订要整齐、美观、坚固、不压字,采用三孔铆管装订方式。

  第二十一条不便装订入卷的实物证据,应当拍照、录像,按照片和视听资料要求入卷保存,原物按有关规定另行保管和处理。

  第二十二条案件档案应当在结案后30个工作日内立卷归档。

  第二十三条本级统计局机关各处室,所属各单位因工作需要查阅、摘录和复制案件档案的,应当填写《案件档案查阅登记本》,经局分管案件档案工作的领导同意后,方可查阅、摘录和复制。

  本级统计局以外单位因工作需要查阅、摘录和复制案件档案的,应当出示单位函,填写《案件档案查阅登记本》,经局分管案件档案工作的领导批准后,方可查阅、摘录和复制。

  副卷的案件档案不对外公开,特殊情况下必须经本级统计局主要领导批准后方可查阅、摘录和复制。

  案件档案原卷一律不外借,复制的案件档案要加盖统计执法监督部门印章。统计执法监督部门应当印制《案件档案查阅登记本》。

  第二十四条案件档案保管期限届满后,统计执法监督部门应当对案件档案进行鉴定,提出延长保管期限或按期销毁的意见,经局分管案件档案工作的领导批准后按相关规定处理。请示批件于档案室保管。

  第二十五条有下列行为之一的,按相关规定承担相应责任:

  (一)损毁、丢失案件档案的;

  (二)擅自对外提供、抄录、公布、销毁案件档案的;

  (三)涂改、伪造案件档案的;

  (四)不按规定归档或者不按期移交案件档案的;

  (五)明知所保存的案件档案面临危险而不采取措施,造成案件档案损失的;

  (六)玩忽职守,造成案件档案损失的。

  第二十六条统计“双随机”执法检查、专项检查、实地核查、统计行政约谈等需要保存的材料,以及发生行政诉讼的案件档案管理参照本办法执行。

  第二十七条国家统计局对案件档案管理有规定的,从其规定;本省统计系统涉及案件档案管理规定的,执行本办法。

  第二十八条本办法由省统计局解释,自印发之日起施行。

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